עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
היי,
שמי פז גרימברג, בת 23, במקור מחולון.
סטודנטית שנה ב' לניהול מערכות מידע באוניברסיטת בן גוריון בנגב.
מטמיעת מערכות מידע בחברת מתודה מחשבים בע"מ.
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
נושאים
ארכיון
חדשנות בארגונים
30/12/2018 14:12
Paz Grimberg
כשלונות וחדשנות, תגמול וחדשנות

מדוע כישלונות חשובים לחדשנות ארגונית?

בשונה מהתאגידים היפנים הגדולים, הכישלון נחשב לנסבל בחברות מערביות שבו הוא מכונה לעתים קרובות "חוויית למידה". ההנחה היא שללא כשל, אין ראיות להתנסות, לא את ההנחה של הסיכון, ולא את הסיכוי של התקדמות. לכן ניתן לומר שסובלנות הכישלון הוא אחד המאפיינים של חברות חדשניות בצפון אמריקה ובאירופה.

לפי המאמר, סובלנות לכישלון בארגונים הוא דבר נחוץ על מנת להתקדם ולהתפתח, זאת משום שכאשר "מעיזים" ומנסים להתפתח לכיוונים שונים, הדבר כרוך למעשה בסבירות גבוהה יותר לכישלון. כך שעל הארגון להיות פתוח, שקוף ולהגיב ל"כישלון" באופן חיובי.

טויוטה היא חברה אשר

העניק לעובדיו את הזכות, ואף את החובה, לעצור את קו הייצור אם יראו כל בעיה.

הידיעה על עצירת קו הייצור לא תביא לנזיפה, אלא לשבחים על הוצאת הבעיה לאור.


כיצד מתגמלים בטויוטה על חדשנות ואת מי מתגמלים?

ביפן, הגישה לתגמול עובדים מתבססת על ראייה ארוכת טווח של הקריירה וההצלחה בחברה. הרי שהעובדים נמצאים שם לכל החיים שלהם.

טויוטה, בהתאמת למערכת התגמול ב"דרך האמריקנית" לא התפשרה על ההיבט האישי של הקבוצה. המאמץ וההצלחה של הקבוצה התחזקו וההצטיינות האישית פחות. כך למעשה ניתן לבחון את העובדים לפי הצלחה קבוצתית, ולכן גם כל חבר בקבוצה יקבל בונוס שווה. שיטה זו מעלה את המוטיבציה בקרב העובדים בכך שיש שיפור של העבודה בצוות משום שכולם רוצים לחתור יחד למטרה ולהצליח כצוות, השיטה מגבירה את השאיפה למצוינות ויוצרת תחרות בריאה בין הצוותים השונים אשר רוצים לקבל את הבונוס.


 

 על פי המאמר המצורף על אוקיינוסים כחולים בישראל: איזה תהליך חדשני גרם לחברת בגיר להצליח בחו"ל?

חברת בגיר מייצרת חליפות, והתמקדה בעבר בלקוח עיקרי גדול יחיד. בעקבות משבר של אותו לקוח הוחלט להפסיק את העסקים עם חברת בגיר, וברגע שהלקוח הגדול עזב החברה נכנסה למשבר כלכלי רציני. בשלב זה היה מאוד קשה למנף מוצר שגרתי כמו חליפות, לכן המנכ"ל החליט להפוך את האסון להזדמנות וחשב על רעיון חדשני שייתן לחברה יתרון תחרותי על פני אחרים.

הפתרון שנבחר היה לבצע חדשנות ערך אמתית, כלומר שיפור המוצר הקיים ע"י מתן ערך חדש, שלא היה קיים לפני כן. בשנת 2000 פיתחה בגיר חליפה ייחודית שניתן לכבסה בבית במכונת כביסה (במקום בניקוי יבש). החליפה מסופקת עם שק כביסה משלה, ועשויה משילוב מיוחד של בדים ותפירות, ההופכים אותה לעמידה בכביסה רגילה.  כלומר, זהו פתרון המשלב הן את המוצר עצמו (החליפה) והן את השירות הנלווה אליו (הניקוי). את החליפה הייחודית, פיתחה פולגת טכנולוגיות, חברה-בת בתשלובת בגיר..

בגיר הצליחה בזכות החדשנות להרחיב את מעגל לקוחותיה, להקטין את הסיכון שבעבודה מול לקוח דומיננטי ולהגדיל את ההכנסות והרווחיות. החליפות של בגיר נמכרות כעת בארצות וברשתות חדשות, לרבות ארה"ב, גרמניה.


מודל "סנפיר הכריש" באימוץ מוצר חדשני

באופן כללי, מחזור חיי המוצר מרגע כניסתו לשוק מאופיינים ב 5 סגמנטים, כאשר ישנם את ה"מחדשים" שהם הראשונים לרכוש מוצר לצורך ניסיון (אחוז קטן מהאוכלוסייה), לאחר מכן את "מאמצים הראשוניים" שהם השניים לרכוש (כעת מתחילה עליה משמעותית של הגרף- יותר קונים), "הרוב המקדים" שהם כבר חלק גדול מהאוכלוסייה שקונה את המוצר יחסית מהר ואח"כ "הרוב המאוחרלקוחות יחסית זהירים, מאמצים את המוצר קצת מאוחר מהממוצע. לבסוף ישנם את ה"משתהים" אשר מפחדים מהשינויים וסביר להניח שלא יקנו את המוצר כלל. 

פונקציית "סנפיר הכריש" מבטאת את אימוץ המוצרים בעזרת שני סגמנטים בלבד במוצרים המשתייכים לשוק המפץ הגדול -  "הרוכשים לניסיון" ו"כל השאר" וממחישה את העובדה שהטכנולוגיות מתפתחות בקצב אקספוננציאלי. העלייה החדה במכירות בהתחלה והירידה שאחריה יוצרים גרף דומה לסנפיר של כריש ולכן המודל נקרא כך.
0 תגובות
תחזוקה של מערכת מורכבת
21/12/2018 14:08
Paz Grimberg
תחזוקה מונעת, תחזוקה תחזיתית

תחזוקה מתוכננת - רמת תחזוקה הדורשת תכנון, הקצאת כמות משמעותית של זמן, ותיאום גבוה בין מחלקות שונות, והיא מיושמת בדרך כלל באמצעות הזמנת עבודה. כלומר, התחזוקה נעשית במועדים קבועים מראש במפעלים, במבנים ובציוד כדי להבטיח את פעולתם התקינה במשך תקופה נתונה (גם: תחזוקה מונעת).

 

תחזוקה תחזיתית - טכניקת תחזוקה שנועדה לנטר את מצב הציוד על מנת להעריך מתי יש לבצע פעולת תחזוקה מסוימת. הדרך הנבחרת לניטור הצורך בפעולת תחזוקה צריכה להיות יעילה כך שתספק זמן אזהרה מספק עבור הפעולה הנדרשת.


באופן אידיאלי, תחזוקה תחזיתית מאפשרת למזער עלויות של פעולות תחזוקה הנעשות לשווא – שוטפות או מתוכננות. התחזוקה התחזיתית נעשית באופן ממוקד ולכן מאפשרת למזער הזמן בו הציוד אינו זמין ואף ניתן למזער עלויות מסוימות שנלוות לתחזוקה.

על אף היתרונות הרבים של תחזוקה תחזיתית, תחזוקה זו לא ישימה עבור ציודים מסוימים ולעיתים קרובות העלות של ציוד הניטור הוא גבוה. בנוסף ישנם מצבים בהם נדרשת רמה גבוהה של מיומנות וניסיון על מנת לפרש במדויק את נתוני הניטור כך שיש צורך בהעסקת קבלנים לשם ביצוע הניטור והתחזוקה.

על החברה להעריך את אסטרטגיית התחזוקה בהתאם לציוד תוך שיקולים של יעילות, עלויות ואמינות.



 

אין כיום הסכמה גורפת על הגדרה פורמלית של מערכת מורכבת , אולם ההגדרה הנפוצה היא הגדרת מערכת מורכבת כמערכת המכילה מספר גדול של מרכיבים אשר משפיעים זה על זה.

מערכות מורכבות עשויות, מעצם הגדרתן, להציג התנהגות מורכבת ומאוד לא-סדירה, שבה קשה לחזות מה מרכיב מסוים יעשה במשך הזמן, אם כי בפרקי זמן מסוימים מערכת מורכבת עשויה גם להציג התנהגות פשוטה יחסית.


בתחום התעופה כמערכת מורכבת ישנה טכניקת תחזוקה הקרויה AOG = Aircraft on the ground שמתארת מצב חירום תחזוקתי שבו מטוס מושבת עקב מחסור בחלק חילוף, ולכן נדרשת פעולה מהירה להשגת החלק החסר. AOG חל על כל חומרי התעופה או חלקי חילוף. אנשי AOG הם אנשים מוסמכים לתפקידם והם אלה  שמשלחים את החלקים הדרושים לתיקון המטוס לצורך החזרה לשירות. 

0 תגובות
קהילות ידע ופלטפורמת ויקי
14/12/2018 11:12
Paz Grimberg
קהילות ידע, פלטפורמת ויקי, מיקור המונים

מהי קהילת ידע?

קבוצות אנשים בעלי אתגרים או אינטרסים משותפים, המתכנסות לצורך שיתוףבידע ויצירת ידע חדש.  בד"כ מדובר בשילוב של אתר ידע (המרכיב הווירטואלי) ומפגשים (המרכיבהאנושי), המאפשרים גם שיתוף של פריטיידע וגם קשר ושיתוף בין בעלי הידע.


צרכים ארגוניים הנענים באמצעות קהילת ידע:

  1.  חילופי מידע ותיאום בין מחלקות שונות או בעלי עניין המונע כפילויות וחזרהעל טעויות במקומות שונים בארגון.
  2.  העלאת רעיונות ופתרון בעיות תוך פרק זמן קצר יחסית.
  3.  יצירה של "מורשת ארגונית" באמצעותה ניתן להעביר ולהטמיעערכים ארגוניים.
צרכים אישיים הנענים באמצעות קהילת ידע:

  1.  פיתוח אמון, מחויבותוקשר רגשי של העובדים ביניהם וגם אל מול הארגון
  2. העצמת העובד ע"י מתן ביטוי אישי תורמת לחיזוק תחושת השייכות שלו לארגון.
  3. בניית רשת קשרים על ידי יצירת חיבור בין מומחים מקצועיים בעלי עניין משותףבאופן מאורגן, הפותח הזדמנויות להמשך שיתופי פעולה.

מהי פלטפורמת ויקי?

ויקי היא שיטה לבניית מאגרי מידע ואתרי אינטרנט, שבהם התוכן נכתבונערך על ידי כלל הגולשים, בשיטת מיקור המונים.

הערה: הטענה הנפוצה ביותר כנגד שיטה זו היא שהיא יוצרת תכניםבעלי אמינות הנמוכה. מצדדי השיטה, לעומת זאת, טוענים כי דווקא העובדה שאנשים רביםכותבים ונחשפים למידע, דווקא תורמת לכך שהמידע יהיה נייטרלי ומדויק יותר מאשר מידעשנבדק על ידי מעטים, גם אם הם מומחים.


צרכים ארגוניים הנענים באמצעות ויקי:

  1.  שיטת הויקי מאפשרת לתעד ידע בנושאים גדולים ומורכבים,כאשר התוכן הוא באמצעות דפים ולא בהודעות קצרות.
  2.  שיטת הוויקימאופיינת במהירות ובקלות יחסיוֹת שבהן כל משתמש יכול לערוך דפים ובנוסף, מספר עובדים יכולים לערוך ולעבוד על אותו הדף. כלומר בארגון נוצריםפחות קבצים כילא צריך לשמור גרסה לכל מסמך.
  3.  הידע נגיש מכלמקום, לכל גורם רלוונטי, בכל מצב, ומאובטח.
צרכים אישיים הנענים באמצעות קהילת ידע:

  1. יצירת ידע ארגוני חדש המורכב מידיעותיהם ותובנותיהם של כללהעובדים בארגון, ללא הבדלי מעמד ודרגה. תורם לתחושת השייכות של העובד לארגון.
  2. שיתופי פעולה בין גורמים שונים בארגון, ברמת הצוות וברמה הבין מחלקתית.
  3. הויקי מאפשר לעובדים הנפגשים עם האתגרים היומיומיים חיפוש נוח ויעיל של מידע רלוונטי שאולי כבר קיים בארגון.



 

בראייתי, עלאף תכונותיהן הדומות של פלטפורמת הויקי וקהילות הידע בארגון בכך ששתי השיטות תורמותרבות לזרימת הידע בארגון, תיעודו והפיכתו לנגיש, אין סתירה בין השיטות.

היתרוןהבולט של קהילות הידע הוא בקיום המפגשים הפיזיים בין העובדים בארגון לשם שיתוףבידע (בדגש על ידע סמוי) בנושא מסוים, השתתפות חוצת ארגון, קיום דיונים, הצעתפתרונות ורעיונות חדשים.

היתרוןהבולט של פלטפורמת הויקי הוא בהתמודדות עם כמויות גדולות של ידע עסקי מבחינת תיעוד, ניהול, שיתוף ואבטחת המידע.

 

0 תגובות
רשתות חברתיות פנים-ארגוניות
07/12/2018 14:24
Paz Grimberg
ניהול מטריציוני, רשת חברתית פנים ארגונית

 

1-9-90

הכלל טוען שהתכנים ברשתות החברתיות אינם נוצרים על ידי כלל המשתתפים, אלא קיימת חלוקה לא שוויונית בין היוצרים לבין הצופים בתכנים. הכלל מורכב מ-1% "יוצרים" שמהווים משתתפים פעילים ברשתות החברתיות השונות, ולמעשה יוצרים את התכנים. 9% מהגולשים הם "עורכים" שדנים ועוסקים במידע שהעלו ה"יוצרים". 90% מהגולשים הם "אורבים", שצופים בתכנים השונים ובדיונים עליהם. ה"אורבים" לא יוצרים תכנים או נושאי שיחה חדשים. מהכלל ניתן להסיק כי ברשת קיים רוב דומם, שלא לוקח חלק פעיל ביצירת או עריכת תכנים. (ויקיפדיה)


אז כיצד ניתן להגדיל את אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות פנים ארגוניות?

ערך מוסף –צריך שיהיה מניע, אינטרס, ערך מוסף כדי שהמשתמש יוסיף תוכן. בארגון, הערך המוסף לעובד יכול לבוא כהוקרה מההנהלה, אפשרות להתבלט ולהתקדם, הפיכת עבודה סיזיפית לפשוטה ועוד.

תרבות ארגונית – צריכה להיות הלימה בין התרבות בארגון והאפשרויות שנותנת הרשת החברתית. אי אפשר לדבר על האפשרויות שנותנת רשת חברתית בארגון בלי שתהיה התאמה למציאות היומיומית. אי אפשר לדבר על שיתוף בלי שהארגון פתוח לעקרון זה.

התאמה לצרכים - הרשת החברתית מאפשרת הזדמנויות רבות לצרכים שונים בארגון. ברגע שהמערכת מדברת בשפה של העובד ועונה על הצרכים שלו, הרבה יותר קל לו להתחבר אליה.

השתתפות הנהלה – נושא ברור מאליו אך בעייתי. בכירים הפעילים ברשת משדרים אמון במערכת, אמון שמחלחל בכל הארגון. בנוסף הם כמו מגנטים המושכים את העובדים להכנס למערכת ולקרוא את התוכן שהמנהלים מפרסמים. העובדים מצידם  מרגישים קירבה להנהלה כשבדרך כלל אין להם אינטרקציה איתה (ובכך גם גדלה הקירבה של העובדים לארגון). רק נושא זה לכשעצמו נותן לעובדים את הערך המוסף.




ניהול מטריציוני הוא מקרה פרטי של ניהול רשתי שבו יש שני סוגים מנהלים:

מנהלים שאחראים לזווית הניהולית הפונקציונאלית, ומנהלים שאחראים לזווית הניהולית הפרויקטלית. מבנה זה מורכב אך מאפשר לארגון להגיע לרמת מקצועיות גבוה מצד אחד, ומהתמקדות בפרויקט או בלקוח, מהצד האחר .

 

האתגרים המרכזיים בניהול מטריציוני הם:

1.       למנהל אין תמיד שליטה מוחלטת על העובדים שאמורים לעבוד עבורו.

2.       תוכנית העבודה דורשת תיאום רב בין מנהלים שונים.

3.       ריבוי קונפליקט בין מנהלים שונים בעלי אינטרסים שונים.

4.       לעיתים קיימת עמימות ארגונית בנוגע לתעדוף המשימות.

5.       על מנת לקדם משימות, על המנהלים לנקוט בטקטיקות השפעה שונות.

 

המעבר לניהול מטריציוני כרוך בשינויים רבים. הוא דורש מהמנהל להסתגל לצורת ניהול חדשה שעשויה להיות מאתגרת ומורכבת. עם זאת, "פיצוח" המטריצה אינו דבר בלתי-אפשרי. באמצעות פיתוח מודעות והבנה של הסיטואציה המטריציונית המורכבת, עבודה בשיתוף פעולה הדוק, זרימת מידע והגדרות תפקיד חדות מאד וברורות ניתן להטמיע ניהול מטריציוני יעיל ורווחי.

 

אחד הכלים שיכול לסייע בצורה בולטת במעבר לניהול מטריציוני הוא רשת חברתית פנים ארגונית. רשת חברתית ארגונית, שבבסיסה אינה ממודרת, היא חוצה גבולות ושוברת מבנים היררכיים יכולה לתרום רבות לארגונים בפתיחות ותקשורת רב ערוצית.

 

יתרונות רשתות חברתיות פנים ארגוניות:

 ניהול קהילות לפי תחומי עניין או פרויקטים-

 בניית רשת קשרים בין אנשים בארגון ומחוץ לו-

 שיתוף, הפצה וקידום רעיונות באמצעות בלוגים ופורומים-

 תכנון וניהול משימות ולוחות זמנים-

- ניהול ושיתוף קבצים

   דיווח און-ליין-

- יצירת תכני רשת באמצעות פלטפורמת WIKI

 

ובכן, רשת חברתית פנים ארגונית יכולה להקל על מעבר למבנה מטריציוני מכיוון שהרשת החברתית מהווה תשתית יציבה לזרימת הידע ושקיפות המידע בין העובדים והמנהלים.

0 תגובות
כוח ההמונים
28/11/2018 18:01
Paz Grimberg
מיקור המונים

הארגוןהחליט שעליו להשתמש במיקור המונים לשם פיתוח הרובוטים.


מיקור המונים הואהפניה של ביצוע משימה או משימות, אשר לרוב היו מתבצעות בידי עובדי חברה או ארגון, לביצוע על ידי קהל גדול("המונים")


התפתחות רשתהאינטרנט מאפשרת פניה לקהל הרחב באופן זול ולצורך ביצוע פעולות פשוטות.

בעזרתמיקור ההמונים יכולה החברה להוזיל את העלויות באופן משמעותי ולהתקדם ע"י כךשבמקביל למשימות קיימות ישנן משימות חדשות. חברות וארגונים בד"כ פונים למיקורההמונים במצבים בהם חסר ידע פנימי בארגון או שקיים חוסר בכוח אדם.

 


על מנת לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה היחסית של שלושה מוצרים המיועדים לשוק מסוים, הייתי בוחרת בטכניקה המדרגת את המוצרים בעזרתאסימונים.

בטכניקה זו למעשה משתמשים בחוכמתההמונים ע"י כך שמחלקים ל"המון" (במקרה שלנו השוק המסויים) אסימונים,לא בהכרח מוחשיים, ועל ההמון לבצע חלוקה של אסימונים בין שלושת המוצרים.

חלוקת האסימונים בין המוצרים למעשה תיתןאינדיקציה בתעדוף של ההמון את המוצרים.



 

הסיכוניםבמימון סטארטאפ בשיטה של מימון המונים הם:

1.הונאות של מתחזים - לא תמיד ניתן לדעת האם המשקיע אכן מסוגל להשקיע.

2.ריבוי של משקיעים – עלול להוביל לחלוקת הקשב של מנהלי קבוצת הסטארטאפ בין המשקיעיםהרבים, דבר שיכול לפגום בפעילות השוטפת של הסטארטאפ ובמטרות העסקיות.

3."כסף קל" גורם לפזיזות – במידה וגיוס הכספים בשיטת מימון ההמונים הייתה יחסיתפשוטה כך שהתקבל סכום גדול של כסף במעט זמן, ייתכן מצב שבו ישנו ניהול פזיז שלהתקציב שיכול לגרום לתוצאות הפוכות מן הרצויות.

0 תגובות
שימור ידע בארגון - איך עושים את זה?
24/11/2018 16:05
Paz Grimberg
עובד ידע, שימור ידע, שיתוף ידע

בהרבה ארגונים קיימת כיום  דאגה, שרק הולכת ומחמירה, איך להתמודד עם הבעיה של בריחת ידע - אנשים עוזבים אתהארגון, בין אם בגלל שהגיעו לגיל פרישה או מכל סיבה אחרת, ופתאום הארגון מוצא את עצמו עם "חור" בתחום שעלול להיות תחום ליבה שלו. הידע הזה הוא לרוב "ידע סמוי" של העובד על תהליכי עבודה בעסק, הכרות עם לקוחות , הכרות עם מוצרים,הכרות עם ספקים .אז מה עושים? איך מונעים את הבעיה? או לחילופין - איך מתמודדים אתה בצורה אפקטיבית כשהיא בפתח?


ארצה להציג מספר רעיונות לפתרון הבעיה בהתבסס על המאמר "זיכרון ארגוני: 10 שלבים לשימור ידע בארגון"


הגדרת מטרות ותיעוד שוטף של מידע: על כל מחלקה בארגון לנסח מסמךהמפרט לפרטי פרטים את האסטרטגיה של המחלקה ומטרותיה. בנוסף, יש להגדיר את אופן זרימת העבודה ואת דרכי קבלת ההחלטות, ולזהות את העובדים שמתוקף תפקידם נצבר אצלם שיעור ניכר מהידע החשוב. מסמכים אלה צריכים להיות מעודכנים בכל פעם שמתווספת פיסת מידע חדשה, ובכל פעם שידע קיים משתנה בהתאם לשינויי נסיבות.


תיעוד הידע שנצבר מחוץ לארגוןחשוב לאסוף ולארגן את הידע שנצבר מחוץ לארגון (ונוגע לארגון ודרכי פעולתו), למשל אצל לקוחות, שותפים וספקים. להגדירו ולתעדו.

מאגר אלקטרונילצורך הנגשת המידע לעובד ניתן להקים מאגר אלקטרוני של ידע (מעין זיכרון אלקטרוני) בעל ממשק ידידותי. המטרה היא לאפשר לכל עובד לדלות מהמאגר את הידע הרלוונטי לו. מאגרכזה יכול גם לאפשר לארגון ליצור תהליך הדרכתי (או אחר) בעל תבנית שמאפשרת לכל עובדלהתעדכן בכל פיסת מידע ובדרכים ליישומה. תהליך כזה יכול להנחיל את הידע לכל עובדחדש, ולעדכן בזמן אמת את העובדים הקיימים.

לוודא יישום על ידי העובדים: יש לוודא כי כל אחד מעובדי המחלקה, עד לרמת הצוותים הקטנים ביותר, מודע לכל ההגדרות, מבין את הכתוב במסמך המשולב, ויודע לבצע את מרכיביו הרלוונטיים לעבודתו.

מיון וניתוח: כדי שהעובדים לא יטבעו בים של מידע ויוכלו הגיע במהירות לנתונים הנדרשים להם, ניתןלמיין את הידע ולהגדיר איזורים ספציפיים בתוך המאגר האלקטרוני הארגוני. כל איזור יציג תחום מידע אחר ודרכים ליישומו, כולל טעויות עבר והלקחים שנלמדו מהן. כמו כן יוצגו בחלק זה של הפתרון גם ניתוח המידע ומסקנות ליישום עתידי.

 מפגשים בין-מחלקתיים להחלפת ידע: ניתן לקיים בתדירות שנקבעת מראש, מפגשי עובדים ממחלקות שונות. במסגרת המפגש יקנו העובדיםזה לזה, את הידע שנצבר אצלם במהלך התקופה שחלפה מאז המפגש הקודם, ובכלל. 

מתוך עשרה רעיונות לשימור ידע בחרתי את המרכזיים ביותר בעיניי. לדעתי על הארגון להשקיע את הנדרש בשימור הידע - בניית מסמכים לתיעוד התהליכים העסקיים השונים, בניית תכניות חפיפה לעובדים חדשים, תיעוד של העשייה השותפת ברמת המחלקות, הצוותים והעובדים והקמת התשתית הטכנולוגית לשם כך. לדעתי שימור הידע בארגון צריך להיות חלק מהתרבות הארגונית ועל העובדים להכיר בכך וליישם את העקרונות הבסיסיים בכך.

0 תגובות
ניהול תכנים בארגונים
20/11/2018 09:35
Paz Grimberg
OCR, WorkFlow, meta-data, הגירת תכנים


כל ארגון, קטן או גדול, צובר במהלך השנים ידע רב שמתורגם ליעילות, רווחיות וניסיון ארגוני. אך במקרים רבים הידע הזה הולך לאיבוד - נעלם בערימות של קבצים ומיילים, נשמר בארכיונים ובקלסרים ולא ניתן לאיתור. ארגונים רבים עוברים לשימוש בארכיון דיגיטלי, שמאפשר להם לאגד את המידע מכל הערוצים בפורמט אחיד, מאבטח את המידע, מאפשר את אחזור המידע ומנגיש אותו לגורמים הרלוונטיים בארגון.


בעזרת OCR ניתן להמיר את התמונה, הטקסט המודפס ולעיתים אף את כתב היד למסמך תמלילי ממוחשב וחוקי תוך שמירה על המאפיינים המקוריים של המסמך.


טכנולוגיה זו קיימת במגוון רחב של תווים למשל תווי אנגלית, ספרדית, ערבית וגם עברית.

יש לקחת בחשבון שטכנולוגיה זו לא מבטיחה 100% של דיוק בהמרה, אך מקנה לארגון יתרונות רבים בניהול הידע כאשר הבולט ביניהם הוא היכולת האדירה של אחזור המידע כאשר המידע הוא דיגיטלי.




זרימת עבודה (WorkFlow) בארגונים רבים מתוארת לעתים כסדרה של שלבים או משימות המפיקות תוצאה.

משימות אלה יכולות להיות מסוגים שונים אך מרכיבות תהליך עסקי כלשהו.

תהליך עסקי בד"כ כולל נהלים או הוראות, אפיון של משימות, אישורים ותוצרים נוספים כאשר כל אלה הם בד"כ מסמכים דיגיטליים. על מנת לייעל את זרימת העבודה ולהפוך את התהליכים העסקיים לכאלה שניתן ללמוד מהם, כדאי לנהל את התוכן הדיגיטלי בצמוד לתהליך העבודה ולהיפך.




הגירת תכנים היא פעולה המשתייכת לתחום ההטמעה של מערכות מידע בארגונים. מדובר למעשה באופן העברת התכנים הקיימים בארגון למערכת החדשה שהארגון שואף להטמיע.

החשיבות של הגירת התכנים היא רבה מבחינת מידת ההצלחה של הטמעת מערכת החדשה בארגון. על מנת שהעובדים בארגון ירצו ויוכלו להשתמש במערכת החדשה, הם צריכים לקבל בסיס תוכן כלשהו שמוכר להם וקיים במערכת כדי שיוכלו לעבוד איתו. 
תהליך זה הוא גם בעל חשיבות בשמירת כל המידע והידע הקיים בארגון במקום אחד כך שיתאפשר שיתוף מידע, נגישות קלה למידע, מניעת כפילויות וביצוע עבודה מיותרת, עדכון המידע הקיים והוספת מידע חדש. בצורה זו המידע לא ייאבד, אלא רק ייאגר בצורה נוחה. 



לדעתי יש צורך מהותי בשמירה של אימיילים במערכת ניהול התכנים הארגונים מכיוון שהתכתובות שבין העובדים בעלות משמעות אדירה, פעמים רבות תוכן המייל הוא ביטוי של מעבר מידע סמוי לידע גלוי.

לדעתי יש לשמור את כל תוכן המייל ולא רק את הצרופות למייל מכיוון שהמייל מכיל פרטים רבים (meta-data , פרטי השולח, פרטי המכותבים ) שיכולים לעזור מאוד לאדם שמחפש מידע בנושא בהבנת ההקשר.

האחראים לשמירת המייל במערכת הם יוצרי התוכן, בד"כ העובדים עצמם. עליהם להפעיל שיקול דעת ולהבין את החשיבות של המייל בנושא הרלוונטי.
0 תגובות
"אין חכם כבעל ניסיון"
14/11/2018 18:08
Paz Grimberg
תחקיר, נהלים, לקחים

השאיפה הטבעית למצוינות אצל כל אדם מבוטאת בין היתר, ברצונו של האדם לצבור כמה שיותר ניסיון.

האדם השואף להיות מצטיין בתחומו למעשה שואף להיות מנוסה, להיות בעל הידע והכוח.

 

אז איך ניתן לצבור ניסיון?

 

תחקיר = בדיקה של אירוע או תופעה באופן המאפשר הסקת מסקנות. 

תחקיר מאפשר לנו לייצר ניסיון על בסיס מציאות אותה חווה אדם אחר. התחקיר צריך לאפשר לנו לראות, לשמוע ולהרגיש את המקומות בהם היינו עיוורים וחרשים, מקומות בהם לא נכחנו

 

על פי הקובץ" הפקת לקחים בארגונים גדולים" אנו למדים עלמספר תכונות חשובות על מנת להחשיב תחקיר כמוצלח:

  • הגדרה ממוקדת של הפער* אותו אנו חוקרים
  •  מציאת הסיבה לפער ע"י שאלת"למה?" כאשר אין להסתפק ב"למה?" יחיד וראשוני
  • על הלקחים הנלמדים להיות אוניברסליים כך שימנעוהישנות של התקלה במקרים דומים
  •  למידה אודות הארגון מעצם החקירה
  •  מידיות התחקור
  •  תחקור ע"י רמה הממונה על הפער, או על ההשלכות,או על הפעילות אותה הגדרנו לבצע

*פער= מה התבצע בפועל – מה תוכנן להתבצע.


מדו"ח מבקר המדינה: ליקויים באופן עריכת תחקירים והפקת לקחים בצה"ל עולה שבצבא מתקיים מצב שבו אירועים חוזרים על עצמם בשל אי-יישום של לקחים מן העברנוסף על כך, נמצא שמבקר צה"ל בעצמו טען בפני הרמטכ"ל בשנת 2012 שקיימים ליקויים באופן קיום התחקירים מבחינת זמן ביצועם ומבחינת התרבות הארגונית של צה"ל כלפי התחקירים.

 המבקר מתייחס בדבריו לאירועי בטיחות כגון תאונות כלי רכב במהלך פעילות צבאית, התהפכויות נגמ"ש, ירי דו-צדדי של כוחות צה"ל ועוד וגם לאירועי חטיפה שנמצאו דומים ברוב הפרמטרים.


"אין למידה, אין הטמעה, ואין הקפדה על איכות התחקיר"


תגובת צה"ל ב2016 לעניין אופן עריכתם של תחקירים: "הוסדרו כללי דיווח ברורים ואחידים לשם הזנת תחקירים למערכת ניהול ידע המופעלת במרבית יחידות צה"ל, וכללי השימוש במערכת מוטמעים במסגרת השתלמויות קצינים והכשרת מנהלי ידע". עוד נמסר כי "צה"ל מקדיש מאמצים רבים על מנת למנוע הישנות שגיאות ואירועים שבעניינם הופקו כבר לקחים בעבר. בפברואר 2016 החלה עבודת מטה לכתיבת תורה בנושא התחקיר, אשר מטרתה להבטיח את קיום מלוא התהליכים הנדרשים בעת ביצוע תחקיר, עד לשלב יישום הלקחים".

_______________________________________________________


לדעתי, יש להעניש את המפעילים מהסיבה שאירוע הבטיחות קרה במשמרתם,כלומר באחריותם. המפעילים החליטו שלא לפעול על פי הנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק. אךענישה זו של המפעילים אינה פותרת את הבעיה הגדולה מכך בהרבה, הבעיה שהארגון אחראילה והיא תיקוף ועדכון הנהלים כך שיהיו מקיפים ככל הניתן ודגש בהכשרת המפעילים על התנהלותבמקרי קיצון אפשריים. על הארגון לדאוג לנהלים המסוגלים להנחות אירועים מסוג זה בהםהגלאי תקול ולא בשימוש.

0 תגובות
מי מחזיק בבעלות על הידע?
06/11/2018 19:50
Paz Grimberg
מיתוג עצמי, עובד ידע, linkedIn

יחסים בין עובד למעסיק עלולים להיות רגישים מאוד.
התלות ההדדית בין השניים או האינטרסים הסותרים, עלולים להוביל לקונפליקטים.

ברצוני לתאר לכם סיטואציה: נניח שמגייסת בכירה בחברת השמה, שהרי חלק מרכזי מתפקידה הוא למתג את עצמה כמגייסת בתחומה, מבקשת להתפטר מחברת ההשמה. האם ראוי שמעסיקה ידרוש ממנה את הגישה לפרופיל האישי שלה ברשת החברתית LinkedIn בה פעלה בתהליכי הגיוס?

ובכן התשובה, היא לא חד משמעית.

בעיני המעסיק, הקשרים שנוצרו בין המגייסת לבין המועמדים שייכים לעסק ולכן על העסק להיות מסוגל להמשיך ולתחזק את הקשרים לאחר עזיבתה של העובדת. בנוסף, השימוש ברשתות החברתיות נעשה בזמן העבודה ולצורכי העבודה תוך קבלת שכר מלא על כך ואף ניתנה לעובדת הכשרה בהכרת הרשת החברתית ומימוש הפוטנציאל העסקי שבה. לכן בקשת הגישה לחשבון ה LinkedIn נראית כמו בקשה לגיטימית. 

בעיני העובד, הפרופיל ברשת החברתית הוא פרופיל אישי המזוהה בראשונה על פי שם ותמונה ואילו המידע לגבי מקום העבודה לעיתים נחשב כמשני. בנוסף, לא ניתן להוכיח כי כל הקשרים שנעשו בעזרת הרשת החברתית הינם קשרים עסקיים, ישנם גם קשרים פרטיים של העובד. עניין נוסף שחשוב לציין הוא שלא נהוג "לקחת בעלות" על פרופילים ברשתות החברתיות ולשנות אותם, בעיניי רבים זו תהיה פעולת רמייה שתרשם על שמה של החברה.

לדעתי, החברה אינה רשאית לדרוש את הגישה לחשבונה הפרטי של המגייסת. 
כפי שנאמר, החשבון הוא חשבון שמזוהה עם שמה ותמונתה של העובדת ושייך לה יחד עם כל הקשרים שיצרה, לקוחות עסקיים ופרטיים כאחד. בנוסף, יש לקחת בחשבון כי המגייסת ככל הנראה תמשיך להיות מגייסת גם בעבודתה הבאה ולכן כמות הקשרים שהצליחה ליצור עד כה בתפקידה מסמל בין היתר על יכולותיה המקצועיות.
בעיניי, חלק מטענות המעסיק חסרות בסיס - למשל בדבר החזרת ההשקעה על ההכשרה שניתנה לעובדת, הרי שהחזר על ההכשרה נמדד בתועלות המקצועיות של העובדת למעסיק בזמן העסקתה.
 
כדי למזער את ההשלכות שבקונפליקט מסוג זה, הייתי מציעה לעובדת להציע פשרה למעסיק בכך שתשתמש ביכולת של ה LinkedIn  על מנת לייצא את המידע אודות הקשרים העסקיים שיצרה. העובדת תוכל לתת לחברה את המידע שכביכול שייך לה ובכך יסתיים הדיון בצורה שוויונית השומרת על האינטרסים של שני הצדדים.
______________________________________________

מבין הכלים שהוצגו בשיעור הכרתי את OneNote משירותי הצבאי, אני חושבת שהכלי שימושי מאוד לצורך ניהול ידע. הכלי מאפשר לנהל מחברת כמעט באופן מוחשי ותורם בארגון המידע לפי נושאים.
בנוסף אני רשומה באתר LinkedIn ב-3 השנים האחרונות ואני מוצאת את הכלי כשימושי מאוד במסגרת המיתוג העצמי שלי בעולם התעסוקה בתחום ההיי-טק, קיבלתי מספר פניות מגורמים שונים בשל הנתונים אותם פרסמתי וגם הצעות עבודה בין היתר.
הכלי שהתרשמתי ממנו במיוחד בשיעור הוא הFeedly שמאפשר מעקב אוטומטי אחר תוכן מוגדר מראש. אני חושבת שכלי זה יכול לשמש אותי ולעזור לי להשאר מעודכנת בתכנים שמעניינים אותי ורלוונטיים עבורי.
כלי נוסף שארצה להשתמש בו הוא הMendeley , בעיקר על מנת להמיר בין פורמטים של קבצים בצורה נוחה.

0 תגובות