עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
היי,
שמי פז גרימברג, בת 23, במקור מחולון.
סטודנטית שנה ב' לניהול מערכות מידע באוניברסיטת בן גוריון בנגב.
מטמיעת מערכות מידע בחברת מתודה מחשבים בע"מ.
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
נושאים
ארכיון

ניהול תכנים בארגונים

20/11/2018 09:35
Paz Grimberg
OCR, WorkFlow, meta-data, הגירת תכנים


כל ארגון, קטן או גדול, צובר במהלך השנים ידע רב שמתורגם ליעילות, רווחיות וניסיון ארגוני. אך במקרים רבים הידע הזה הולך לאיבוד - נעלם בערימות של קבצים ומיילים, נשמר בארכיונים ובקלסרים ולא ניתן לאיתור. ארגונים רבים עוברים לשימוש בארכיון דיגיטלי, שמאפשר להם לאגד את המידע מכל הערוצים בפורמט אחיד, מאבטח את המידע, מאפשר את אחזור המידע ומנגיש אותו לגורמים הרלוונטיים בארגון.


בעזרת OCR ניתן להמיר את התמונה, הטקסט המודפס ולעיתים אף את כתב היד למסמך תמלילי ממוחשב וחוקי תוך שמירה על המאפיינים המקוריים של המסמך.


טכנולוגיה זו קיימת במגוון רחב של תווים למשל תווי אנגלית, ספרדית, ערבית וגם עברית.

יש לקחת בחשבון שטכנולוגיה זו לא מבטיחה 100% של דיוק בהמרה, אך מקנה לארגון יתרונות רבים בניהול הידע כאשר הבולט ביניהם הוא היכולת האדירה של אחזור המידע כאשר המידע הוא דיגיטלי.




זרימת עבודה (WorkFlow) בארגונים רבים מתוארת לעתים כסדרה של שלבים או משימות המפיקות תוצאה.

משימות אלה יכולות להיות מסוגים שונים אך מרכיבות תהליך עסקי כלשהו.

תהליך עסקי בד"כ כולל נהלים או הוראות, אפיון של משימות, אישורים ותוצרים נוספים כאשר כל אלה הם בד"כ מסמכים דיגיטליים. על מנת לייעל את זרימת העבודה ולהפוך את התהליכים העסקיים לכאלה שניתן ללמוד מהם, כדאי לנהל את התוכן הדיגיטלי בצמוד לתהליך העבודה ולהיפך.




הגירת תכנים היא פעולה המשתייכת לתחום ההטמעה של מערכות מידע בארגונים. מדובר למעשה באופן העברת התכנים הקיימים בארגון למערכת החדשה שהארגון שואף להטמיע.

החשיבות של הגירת התכנים היא רבה מבחינת מידת ההצלחה של הטמעת מערכת החדשה בארגון. על מנת שהעובדים בארגון ירצו ויוכלו להשתמש במערכת החדשה, הם צריכים לקבל בסיס תוכן כלשהו שמוכר להם וקיים במערכת כדי שיוכלו לעבוד איתו. 
תהליך זה הוא גם בעל חשיבות בשמירת כל המידע והידע הקיים בארגון במקום אחד כך שיתאפשר שיתוף מידע, נגישות קלה למידע, מניעת כפילויות וביצוע עבודה מיותרת, עדכון המידע הקיים והוספת מידע חדש. בצורה זו המידע לא ייאבד, אלא רק ייאגר בצורה נוחה. 



לדעתי יש צורך מהותי בשמירה של אימיילים במערכת ניהול התכנים הארגונים מכיוון שהתכתובות שבין העובדים בעלות משמעות אדירה, פעמים רבות תוכן המייל הוא ביטוי של מעבר מידע סמוי לידע גלוי.

לדעתי יש לשמור את כל תוכן המייל ולא רק את הצרופות למייל מכיוון שהמייל מכיל פרטים רבים (meta-data , פרטי השולח, פרטי המכותבים ) שיכולים לעזור מאוד לאדם שמחפש מידע בנושא בהבנת ההקשר.

האחראים לשמירת המייל במערכת הם יוצרי התוכן, בד"כ העובדים עצמם. עליהם להפעיל שיקול דעת ולהבין את החשיבות של המייל בנושא הרלוונטי.
כתיבת תגובה:
שמכם:

אימייל:

קישור:

תגובה:


הקלד את המספר המופיע בתמונה: