עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
היי,
שמי פז גרימברג, בת 23, במקור מחולון.
סטודנטית שנה ב' לניהול מערכות מידע באוניברסיטת בן גוריון בנגב.
מטמיעת מערכות מידע בחברת מתודה מחשבים בע"מ.
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
נושאים
ארכיון

שימור ידע בארגון - איך עושים את זה?

24/11/2018 16:05
Paz Grimberg
עובד ידע, שימור ידע, שיתוף ידע

בהרבה ארגונים קיימת כיום  דאגה, שרק הולכת ומחמירה, איך להתמודד עם הבעיה של בריחת ידע - אנשים עוזבים אתהארגון, בין אם בגלל שהגיעו לגיל פרישה או מכל סיבה אחרת, ופתאום הארגון מוצא את עצמו עם "חור" בתחום שעלול להיות תחום ליבה שלו. הידע הזה הוא לרוב "ידע סמוי" של העובד על תהליכי עבודה בעסק, הכרות עם לקוחות , הכרות עם מוצרים,הכרות עם ספקים .אז מה עושים? איך מונעים את הבעיה? או לחילופין - איך מתמודדים אתה בצורה אפקטיבית כשהיא בפתח?


ארצה להציג מספר רעיונות לפתרון הבעיה בהתבסס על המאמר "זיכרון ארגוני: 10 שלבים לשימור ידע בארגון"


הגדרת מטרות ותיעוד שוטף של מידע: על כל מחלקה בארגון לנסח מסמךהמפרט לפרטי פרטים את האסטרטגיה של המחלקה ומטרותיה. בנוסף, יש להגדיר את אופן זרימת העבודה ואת דרכי קבלת ההחלטות, ולזהות את העובדים שמתוקף תפקידם נצבר אצלם שיעור ניכר מהידע החשוב. מסמכים אלה צריכים להיות מעודכנים בכל פעם שמתווספת פיסת מידע חדשה, ובכל פעם שידע קיים משתנה בהתאם לשינויי נסיבות.


תיעוד הידע שנצבר מחוץ לארגוןחשוב לאסוף ולארגן את הידע שנצבר מחוץ לארגון (ונוגע לארגון ודרכי פעולתו), למשל אצל לקוחות, שותפים וספקים. להגדירו ולתעדו.

מאגר אלקטרונילצורך הנגשת המידע לעובד ניתן להקים מאגר אלקטרוני של ידע (מעין זיכרון אלקטרוני) בעל ממשק ידידותי. המטרה היא לאפשר לכל עובד לדלות מהמאגר את הידע הרלוונטי לו. מאגרכזה יכול גם לאפשר לארגון ליצור תהליך הדרכתי (או אחר) בעל תבנית שמאפשרת לכל עובדלהתעדכן בכל פיסת מידע ובדרכים ליישומה. תהליך כזה יכול להנחיל את הידע לכל עובדחדש, ולעדכן בזמן אמת את העובדים הקיימים.

לוודא יישום על ידי העובדים: יש לוודא כי כל אחד מעובדי המחלקה, עד לרמת הצוותים הקטנים ביותר, מודע לכל ההגדרות, מבין את הכתוב במסמך המשולב, ויודע לבצע את מרכיביו הרלוונטיים לעבודתו.

מיון וניתוח: כדי שהעובדים לא יטבעו בים של מידע ויוכלו הגיע במהירות לנתונים הנדרשים להם, ניתןלמיין את הידע ולהגדיר איזורים ספציפיים בתוך המאגר האלקטרוני הארגוני. כל איזור יציג תחום מידע אחר ודרכים ליישומו, כולל טעויות עבר והלקחים שנלמדו מהן. כמו כן יוצגו בחלק זה של הפתרון גם ניתוח המידע ומסקנות ליישום עתידי.

 מפגשים בין-מחלקתיים להחלפת ידע: ניתן לקיים בתדירות שנקבעת מראש, מפגשי עובדים ממחלקות שונות. במסגרת המפגש יקנו העובדיםזה לזה, את הידע שנצבר אצלם במהלך התקופה שחלפה מאז המפגש הקודם, ובכלל. 

מתוך עשרה רעיונות לשימור ידע בחרתי את המרכזיים ביותר בעיניי. לדעתי על הארגון להשקיע את הנדרש בשימור הידע - בניית מסמכים לתיעוד התהליכים העסקיים השונים, בניית תכניות חפיפה לעובדים חדשים, תיעוד של העשייה השותפת ברמת המחלקות, הצוותים והעובדים והקמת התשתית הטכנולוגית לשם כך. לדעתי שימור הידע בארגון צריך להיות חלק מהתרבות הארגונית ועל העובדים להכיר בכך וליישם את העקרונות הבסיסיים בכך.

כתיבת תגובה:
שמכם:

אימייל:

קישור:

תגובה:


הקלד את המספר המופיע בתמונה: